Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Кадры формируем личное дело сотрудника

Документы для личного дела работника и его формирование


в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников. Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным. ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих. Несмотря на то что никакие требования

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

  1. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
  2. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
  3. Документы, образующиеся в ходе работы;

К этой категории можно отнести:

  1. Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  2. Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
  3. Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
  4. Заявление человека о приеме на работу;
  5. Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
  6. Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;

  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
  • Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

    В состав личного дела могут входить следующие документы:

    1. один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
    2. копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
    3. заявление работника о приеме на работу;
    4. личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;

    Личное дело работника – как его правильно оформить

    Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

    Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

    Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники. При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности.

    На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника. Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений.

    Рекомендуем прочесть:  Как работать начинающему риэлтору

    Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

    ; — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника.

    Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 «Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558» говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью.
    На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим.

    Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

    Перечень документов в личном деле сотрудника

    Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

    1. страницы паспортов;
    2. свидетельства о браке и рождении детей;
    3. военные билеты.
    4. свидетельства о присвоении ИНН;
    5. карточки СНИЛС;

    Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.

    Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

    Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

    Материалы по теме Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать.

    Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

    Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

    Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

    При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

    Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

    Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

    Личное дело работника

    Последним документом в папке будет копия . Скачайте комплект документов для оформления Заполняется сотрудником до приема на работу и включается в личное дело Для оформления личных дел в кадровой службе Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н. Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С.

    Глебовой. Титульный лист личного дела работника (образец) В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель. В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника.

    Рекомендуем прочесть:  Нужны ли права для мотоблока в рб

    При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно.

    При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных.

    Личное дело сотрудника

    В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

    Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации. Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

    При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению». Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

    Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

    Формирование личного дела работника

    Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

    Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

    Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. ). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

    Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

    Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

    Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

    Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

    «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

    .

    Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

    Какие документы хранятся в личном деле работника

    Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

    Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т.

    д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п.