Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Личное дело сотрудника состав порядок ведения и хранения

Перечень документов в личном деле сотрудника


Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. То же самое касается документов:

  1. о повышении квалификации;
  2. об образовании;
  3. об отсутствии судимости;
  4. аттестационных листов;
  5. характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации.

Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2021 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника.
По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя.

Причем касается это и того, на кого оно заведено.

Личное дело работника

Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С.

Глебовой. Титульный лист личного дела работника (образец) В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель. В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных.

Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно.

При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных. Подробнее: Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов.

Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю.

Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2: Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  1. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  2. В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  3. Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
  4. Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  5. Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации. Итак, образец оформления личного дела:

  1. Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации.

Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела. Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено.

Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего. Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах.

Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см.

пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

Порядок расположения документов в личном деле работника


Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Важно Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.

Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Источник: http://s-help.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/ Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение?

Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия?

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры. Состав личных дел сотрудников Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие.

В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Сроки хранения определены Минкультуры в приказе от 25 августа 2010 г. № 558. Элементы можно классифицировать следующим образом:

  • предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
  • заверяющие факт прекращения рабочих отношений.
  • возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;

К первым относят:

  • рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
  • резюме;
  • библиографическую анкету;

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой. Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.

В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

  1. Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
  2. В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
  3. Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.

Состав личного дела работника

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны.

Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  1. различные акты и уведомления.
  2. копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  3. объяснительные записки,
  4. служебные записки,

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много.

Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

Формирование личного дела работника

Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  1. срок хранения.
  2. дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  3. количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  4. фамилия, имя, отчество работника;
  5. название юридического лица;
  6. структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  7. дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  8. номер;

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов.

В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

Личное дело сотрудника

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению». Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: 1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу: — копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

Документы для личного дела работника и его формирование

Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности. Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  1. оценка перспектив профессионального роста;
  2. сохранность и упорядоченность личной документации;
  3. своевременный учет всей документации о сотруднике;
  4. отслеживание карьерной динамики;
  5. учет данных о возможных полагающихся льготах;
  6. оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.