Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Журнал исходящей документации в школе

Журнал исходящей документации в школе

Журнал регистрации входящих и исходящих документов


При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично. Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

Сроки хранения входящей и исходящей документации

Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Журналы нужны, чтобы систематизировать поток документации, найти запись о письмах по запросу, удостовериться, что государственный орган, который прислал запрос, получил ответ. Журналы оформляются типографским способом и закупаются ежегодно. Начиная с первого числа нового года нужно начать новый журнал с первого рабочего дня.
Учет входящей и исходящей документации можно вести в электронном виде, но в традиционном делопроизводстве все электронные записи должны дублироваться в бумажном варианте.

Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя.

Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами. Журналы изготавливаются разного формата, в жестком и мягком переплете.

Выбирайте тот, с которым будет удобнее работать.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты: Регистрационный номер; Дата поступления/отправки документа;

Журнал регистрации исходящих документов

Она и заполняет журнал регистрации входящих и исходящих документов.

В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

Если подразделение ведет активную переписку, по необходимости в нем так же назначают сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и регистрацию входящих и исходящих документов.

В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем. Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей. Дополнительное соглашение к трудовому договору.

Совмещение профессий Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет.

Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет. Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия. Книга учета должна содержать следующие сведения:

Организация работы с документами в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4»

Документационное обеспечение деятельности МБОУ «Борисовская ООШ № 4» включает комплекс взаимосвязанных документов, разделенных на группы: 1) организационно-правовые; 2) распорядительные; 3) информационно-справочные; 4) учебно-педагогические.

Каждая из групп представлена соответствующими документами, регламентирующими структуру, задачи и функции школы; организацию ее работы; права и обязанности, ответственность директора и работников школы; распорядительную деятельность учреждения и т. д. В деятельности организации создаются организационно-правовые документы, определяющие ее статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

К таким документам школы относятся следующие: 1) устав муниципального бюджетного общеобразовательного

Журнал регистрации исходящих документов

Датой считается день подписания. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д.

Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера. Адресат. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка.

На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой. Кем подписана исходящая бумага. Исполнитель. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело

Образец журнала регистрации входящих документов

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net. Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков. Плюсы электронного учета:

    минимум опечаток, удобный поиск и чтение, проверка программой на корректность вводимых данных, возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Дата регистрации только текущая (фактическая).

Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.Способов отправки корреспонденции 8:

    Курьером.Телефонограммой.Факсом.Электронной почтой.Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9.

Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются.

Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг,

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма.

Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем. Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы: Порядковый номер.

Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.

Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации. Дополнительные реквизиты.

Журнал регистрации входящих документов

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами.

Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта. Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Скачать другие образцы регистрационных журналов:

  • для инструктажа на рабочем месте — ;
  • для приказов по основной деятельности — ;
  • для приказов по личному составу —.

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.

Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

  • дата поступления документа в организацию;
  • номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
  • лицо, от которого поступил документ;
  • дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
  • его содержание;
  • ФИО и должность исполнителя;
  • задание и срок исполнения этого задания;
  • расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы. образец — .

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

  1. С указанием на исполнителя.
  2. Регистрационного номера.
  3. Содержательной части
  4. Корреспондентских данных
  5. Разновидности деловых бумаг
  6. Даты

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг.

Это надпись из цифр и букв.Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

  • Последним стоит порядковый номер по документу.
  • Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
  • Второй символ изображает номер самого журнала.

Для разделения цифр используют косую черту или тире. В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию.

Журнал регистрации исходящих документов

Как правило, табличная часть содержит следующие графы: 1.

Регистрационный номер. Организация может использовать простую числовую нумерацию или более сложную, которая позволяет по номеру отследить месяц, год отправки, структурное подразделение или характер отправления. Стоит помнить, что по общим правилам документооборота с нового года нумерация начинается с начала. 2. Дата документа. Имеется в виду дата подписания и отправки.

3. Вид документа, краткое содержание. 4. Адресат. Указывают название ЮЛ, ФИО для граждан, название департамента, отдела контролирующих органов, проверяющих организаций и их почтовый адрес.

5. Количество направляемых листов, в том числе приложений. 6. Количество экземпляров. 7. Исполнитель. Вписывают фамилию и подпись отправителя.